Cómo tener ordenados tus archivos de Google Drive

Temática:  Multidisciplinar
Una chica escribiendo en un portátil rodeada de cajas y archivadores
Autor o autora: Sandra Pérez
09/06/20

Compartimos contigo algunos consejos para ayudarte a encontrar y preservar fácilmente tus documentos.

Como estudiante tienes acceso al paquete de aplicaciones de Google para tu actividad. Esto incluye el gestor de correo Gmail y también Drive, con un espacio de almacenamiento en la nube de 15 GB.

Ahora que estamos en la recta final del semestre, y aprovechando que el 9 de junio se celebra el Día Internacional de los Archivos, compartimos contigo algunos consejos para ayudarte a encontrar fácilmente tus documentos y a preservarlos.

Las claves para organizar tus archivos

Jesús Sánchez Tenedor, responsable del Servicio de Archivo y Gestión Documental de la UOC, nos hace algunas recomendaciones para poner orden en el espacio de trabajo del Drive.

Conoce los principios para poner orden en los archivos

«Clasifícalos y ordénalos lo antes posible. Procrastinar es el origen de todo desorden e ineficiencia», señala Sánchez. Otro factor importante es separar los documentos esenciales de los accesorios y rehuir el «guardaré esto por si acaso» porque «todo documento debe tener siempre un valor por determinar».

Clasifica los archivos y las carpetas

Si los árboles no te dejan ver el bosque, ordena jerárquicamente los archivos y las carpetas que quieres conservar, de más general a más concreto. Después, elige un patrón para organizar las carpetas, por ejemplo, por orden cronológico, por materia o siguiendo un código alfanumérico. «Lo más importante es que, una vez hayas elegido el criterio, lo apliques siempre de forma sistemática», explica Sánchez. ​

Describe y etiqueta

Sigue siempre la misma lógica para escribir el nombre de las carpetas y archivos. Así los podrás buscar y recuperar de forma rápida y fiable. Algunos trucos que puedes seguir son los siguientes:

  • Elige nombres breves, significativos y específicos.
  • Evita utilizar acentos, diéresis o preposiciones, cuando sea posible.
  • Utiliza el guion bajo en lugar de los espacios (por ejemplo, «trabajo_01»).
  • Si tienes muchas versiones de un documento, puedes añadir un código al final que indique a qué versión se corresponde cada archivo (por ejemplo, «v01», «v02», «v03», etc.).

  • Grado_Psicologia
    • Semestre_2020-2
      • Historia_de_la_Psicologia
      • Psicologia_Social
        • 01_Material_docente
        • 02_Trabajos
          • 2020_04_01_Peiro_Jaume_Trabajo_investigacion
          • 2020_05_22_Peiro_Jaume_Trabajo_final_v2

Trucos para trabajar con Drive

  • Usa la herramienta de búsqueda avanzada. Entre las opciones de búsqueda puedes filtrar por tipo de archivo, por fecha de la última modificación, por las personas con las que has compartido o por las palabras que contiene.
  • Cambia el color de tus carpetas para diferenciarlas. Por defecto, cuando creas una nueva carpeta en Drive, se muestra de color gris. Solo tienes que hacer clic en la carpeta con el botón derecho y luego elegir la opción Cambiar color.
  • Crea accesos directos del mismo documento. Esta opción es útil para recuperar desde diferentes carpetas o ubicaciones el original de un archivo. Elige el documento, haz clic en él con el botón derecho y selecciona Añadir acceso directo a Drive. Después, elige la ubicación donde quieres guardar el acceso directo.
  • Usa combinaciones de teclas. Si accedes al espacio de configuración de Drive (haciendo clic en el icono de la rueda dentada), encontrarás un listado con diferentes combinaciones para realizar rápidamente algunas acciones. Por ejemplo, la combinación «mayúsculas + f» sirve para crear una carpeta.
  • Acuérdate de los documentos recientes y añade documentos destacados. Si estás buscando un archivo que has modificado hace pocos días, lo encontrarás rápidamente seleccionando la pestaña Reciente del menú lateral izquierdo. Además, si haces clic en un archivo con el botón derecho y seleccionas Añadir a Destacados, lo encontrarás siempre dentro del apartado Destacados del menú lateral.
  • Descarga los archivos más importantes. Para preservar los documentos más allá de la nube, baja el archivo y conserva una copia en un soporte diferente. De vez en cuando es importante confirmar que el documento se puede abrir correctamente y valorar si el formato y el soporte son todavía vigentes.

Tal como explica Jesús Sánchez, «no hay recetas únicas y definitivas» para ordenar tus documentos, lo más importante es estructurar los archivos y aplicar siempre los mismos patrones.