Com pots tenir endreçats els teus fitxers de Google Drive

Temàtica:  Multidisciplinar
Una noia escrivint amb un portàtil i envoltada de caixes i arxivadors
09/06/20

Compartim amb tu alguns consells per ajudar-te a trobar i preservar fàcilment els teus documents.

Com a estudiant tens accés al paquet d'aplicacions de Google per a la teva activitat. Això inclou el gestor de correu Gmail i també Drive, amb un espai d'emmagatzematge al núvol de 15 GB.

Ara que som a la recta final del semestre, i aprofitant que el 9 de juny se celebra el Dia Internacional dels Arxius, compartim amb tu alguns consells per ajudar-te a trobar fàcilment els teus documents i a preservar-los.

Les claus per organitzar els teus fitxers

Jesús Sánchez Tenedor, responsable del Servei d'Arxiu i Gestió Documental de la UOC, ens fa algunes recomanacions per posar ordre a l'espai de treball del Drive.

Coneix els principis per posar ordre als fitxers

«Classifica'ls i ordena'ls tan aviat com puguis. Ajornar és l’origen de tot desordre i ineficiència», assenyala Sánchez. Un altre factor important és destriar els documents essencials dels accessoris i defugir el «guardaré això per si de cas» perquè «tot document ha de tenir sempre un valor que cal determinar».

Classifica els fitxers i les carpetes

Si els arbres no et deixen veure el bosc, ordena jeràrquicament els fitxers i les carpetes que vols conservar, de més general a més concret. Després, tria un patró per organitzar les carpetes, com ara per ordre cronològic, per matèria o seguint un codi alfanumèric. «El més important és que, un cop hagis triat el criteri, l’apliquis sempre de manera sistemàtica», explica Sánchez.​

Descriu i etiqueta

Segueix sempre la mateixa lògica per escriure el nom de les carpetes i els fitxers. Així els podràs cercar i recuperar de manera ràpida i fiable.

Alguns trucs que pots seguir són els següents:

  • Tria noms breus, significatius i específics.
  • Evita utilitzar accents, dièresis o preposicions, sempre que sigui possible.
  • Fes servir el guió baix en lloc dels espais (per exemple, «treball_01»).
  • Si tens moltes versions d’un document, pots afegir un codi al final que indiqui a quina versió es correspon cada fitxer (per exemple, «v01», «v02», «v03», etc.).

  • Grau_Psicologia
    • Semestre_2020-2
      • Historia_de_la_Psicologia
      • Psicologia_Social
        • 01_Material_docent
        • 02_Treballs
          • 2020_04_01_Peiro_Jaume_Treball_recerca
          • 2020_05_22_Peiro_Jaume_Treball_final_v2

Trucs per treballar amb Drive

  • Utilitza l’eina de cerca avançada. Entre les opcions de cerca pots filtrar per tipus d’arxiu, data de la darrera modificació, les persones amb qui l’has compartit o les paraules que conté.
  • Canvia el color de les carpetes per diferenciar-les. Per defecte, quan crees una carpeta nova a Drive, es mostra de color gris. Només has de fer clic a la carpeta amb el botó dret i després triar l’opció Canvia el color.
  • Crea accessos directes d'un document. Aquesta opció és útil per recuperar des de diferents carpetes o ubicacions l’original d’un fitxer. Tria el document, fes-hi clic amb el botó dret i selecciona Afegeix una drecera a Drive. Després, tria la ubicació on vols desar l'accés directe.
  • Utilitza combinacions de tecles. Si accedeixes a l’espai de configuració de Drive (cal fer clic a la icona d'engranatge), hi trobaràs una llista amb diferents combinacions per fer ràpidament algunes accions. Per exemple, la combinació «majúscules + f» serveix per crear una carpeta.
  • Recorda els documents recents i afegeix documents destacats. Si cerques un fitxer que has modificat fa pocs dies, el trobaràs ràpidament seleccionant la pestanya Recents del menú lateral esquerra. A més, si fas clic en un fitxer amb el botó dret i selecciones Afegeix a Destacats, el trobaràs sempre dins l’apartat Destacats del menú lateral.
  • Baixa els arxius més importants. Per preservar els documents més enllà del núvol, baixa l'arxiu i conserva una còpia en un suport diferent. De tant en tant, és important confirmar que el document es pot obrir correctament i valorar si el format i el suport són encara vigents.

Tal com explica Jesús Sánchez, «no hi ha receptes úniques i definitives» per ordenar els teus documents. El més important és estructurar els arxius i aplicar sempre els mateixos patrons.

Editat per