Cada minuto cuenta: siete técnicas para gestionar el tiempo

El equipo de la Biblioteca te propone una selección de lecturas y vídeos con técnicas y trucos para gestionar el tiempo de manera eficiente y productiva. Te destacamos los puntos clave para que puedas empezar a ponerlos en práctica enseguida.

Siete ideas para gestionar el tiempo

Existe una gran variedad de técnicas disponibles para mejorar la productividad y la gestión del tiempo; te presentamos solo una selección.

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• Define objetivos SMART: párate y piensa cuáles son tus próximos objetivos. Asegúrate de que sigan los principios SMART (acrónimo inglés de specific, measurable, achievable, relevant, time-bound), es decir, que sean suficientemente específicos y claros; medibles para poder evaluar su progreso; alcanzables con los recursos de los que dispones; relevantes y que supongan un reto personal, y delimitados en el tiempo, con un plazo concreto para su consecución.
• Prioriza las tareas según su importancia y urgencia: puedes seguir la matriz Eisenhower. Consiste en representar gráficamente las tareas en un cuadro de cuatro cuadrantes, según su urgencia (la rapidez con que hay que hacerlas) e importancia (cómo afectarán a tus objetivos). Los dos primeros cuadrantes representan las actividades a las que deberías dedicar más esfuerzos (las urgentes e importantes, y las importantes pero no urgentes); y los dos últimos, las que deberías dejar para más adelante o bien reducir (urgentes pero no importantes y ni urgentes ni importantes).
• Principio de Pareto (regla 80/20): aplicado a la gestión del tiempo, sugiere que el 20 % de nuestras tareas son responsables del 80 % de los resultados. Es una invitación a identificar qué acciones contribuyen más a tus objetivos y concentrar tus esfuerzos en ellas.
• Ley de Parkinson: defiende que "toda tarea tiende a dilatarse indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización". Si tenemos un plazo de entrega largo, la tarea se podría alargar innecesariamente, y por eso la planificación es clave.
• Organiza las tareas por bloques de tiempos: este método consiste en dividir tu día en bloques de tiempos y dedicar cada franja a hacer tareas similares (responder correos, buscar información, consultar tendencias de tu sector, etc.). Está pensada para mantener la concentración y evitar alargar el tiempo que dedicas a las tareas.
• Comerse la rana: se basa en la cita de Mark Twain "cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te pasará a lo largo del día" y te invita a empezar tu jornada con las tareas más importantes o difíciles.
• Técnica Pomodoro: consiste en dividir la jornada en intervalos de 25 minutos seguidos de 5 minutos de descanso (pomodoros). Cada cuatro intervalos se recomienda hacer una pausa más larga para mantener la concentración y evitar la fatiga mental.

Para aplicar estas técnicas puedes usar herramientas digitales, como, por ejemplo:

• Google Keep: aplicación para tomar notas y hacer recordatorios.
• Pomodoro Timer: para gestionar el tiempo con intervalos de trabajo y descanso.
• Trello: para organizar tareas y proyectos mediante listas.
• Forest: aplicación que fomenta la concentración mediante el cultivo de un bosque virtual.
• Google Calendar: los calendarios no solo sirven para publicar hitos y acontecimientos puntuales, también son muy útiles para organizar el trabajo personal o dividir las tareas en bloques de tiempos.

Escoge las que mejor se adapten a tus necesidades y a tu estilo de trabajo.