Preservación digital: construye tu archivo personal
Hemos conservado los recuerdos en los álbumes de fotos, cintas de vídeo o cuadernos. Sin embargo, ¿estamos preparados para recuperar los datos que hemos generado en el entorno digital? ¿Cómo podremos acceder dentro de diez años al selfie del último viaje de verano o al trabajo final de los estudios? Te ofrecemos contenidos con consejos para ayudarte a almacenar y poder acceder mañana a los datos que generas hoy.
De los estantes y las cajas a la nube
Limpia y preserva tus archivos digitales aplicando el famoso método de Marie Kondo.
1. Localiza la información
Identifica dónde están tus archivos personales y selecciona cuáles deseas conservar, según su importancia y calidad. Búscalos en el ordenador, discos duros, tarjetas de memoria o móviles. No te olvides de la información del proveedor de correo electrónico o de los medios sociales.
Puedes descargar tus tuits para tener una visión más global de la información que publicas.
Tienes la posibilidad de descargar informaciones específicas de tu cuenta de Facebook.
Puedes exportar los datos de tu correo electrónico de Google.
Puedes exportar tus mensajes electrónicos y contactos de este proveedor de correo electrónico.
Tienes la posibilidad de exportar una copia de tu historial de chat individual o de grupo en esta aplicación.
Descarga una copia de seguridad de tus datos de Instagram cuando desees.
2. Organiza tu información
Una vez elegidos los archivos, organízalos: crea carpetas con un nombre lo más descriptivo posible. Después, elige el soporte en el que quieres almacenarlas.
Consejos para ser más productivos a la hora de organizar los archivos digitales.
Alan Capellades, del archivo comarcal del Vallès Occidental, explica herramientas y trucos para organizar los archivos digitales en esta entrada del blog del programa de radio Popap.
3. Preserva los contenidos
Crea copias de seguridad de tus ficheros digitales y revísalos periódicamente para mantenerlos. Recuerda el concepto de migración digital, es decir, la conversión de archivos en formatos obsoletos a actuales.
Una lista elaborada por la Digital Preservation Coalition que clasifica los formatos digitales de más a menos vulnerables y te avisa de cuando uno de estos formatos está “en peligro de extinción digital”.
Obsolescencia tecnológica, aparición de nuevos formatos, la fragilidad de los equipos de almacenamiento...todos estos factores ponen en riesgo nuestros archivos digitales.
Guía del Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones (SGDAP) para conmemorar el Día Internacional de los Archivos. El enfoque es eminentemente práctico y destinado a remarcar la importancia de cualquier tipo de documento (textual, gráfico, fotográfico, audiovisual), la fragilidad de todos los soportes (del pergamino a los digitales) y la trascendencia, personal y colectiva, de la información que contienen.
Esta guía práctica se focaliza en la gestión de los recursos digitales a lo largo del tiempo y los problemas para mantener el acceso. Este capítulo en concreto se centra en la selección de formatos.
Esta tabla ofrece recomendaciones sobre los formatos preferidos para la preservación de archivos a largo plazo. Como se puede apreciar en el gráfico, los formatos se dividen en tres categorías: preferidos (formatos abiertos), aceptables (formados de propiedad de más uso) y problemáticos.
El módulo 1 de este recurso explica las estrategias de preservación. Encontrarás qué es el refrescamiento (la transferencia de los datos de un soporte a otro nuevo) o la migración de los datos.
Guía del proyecto internacional InterPARES, centrado en la preservación de documentos a largo plazo. El manual aporta información sobre la producción, el mantenimiento y la preservación con varias recomendaciones sobre la selección de formatos, el uso de metadatos o la organización de los ficheros.
Infografía en la que se explican los pasos para identificar la información importante, organizarla y preservarla. Responde a las preguntas más frecuentes en cada una de estas tres fases.
Cómo preservar...
El O2 Repositorio UOC es un archivo digital de acceso abierto que recoge, difunde y preserva las publicaciones de la comunidad universitaria. Podrás leer y descargar gratuitamente y sin restricciones cualquiera de sus más de 10.000 publicaciones. Podrás preservar tu trabajo gracias a una URL permanente que se conservará independientemente de los cambios de interfaz del repositorio. Así podrás recuperar cuando quieras tu TFM o TFG.
En este vídeo se aconseja realizar una selección previa de los archivos digitales importantes y organizarlos en carpetas, asignándoles nombres descriptivos y aclaratorios. Para conservarlos, crea dos copias y guárdalas en lugares separados, y una vez al año comprueba que se pueden abrir y leer. Acuérdate de realizar la transferencia de los ficheros con el software actualizado.
Te ofrecemos una página con recomendaciones para conservar y organizar tus mensajes electrónicos. Accede a las cuentas de correo personal y selecciona los mensajes importantes. No te olvides de controlar las carpetas con los mensajes que has guardado, ni tampoco de guardar los documentos adjuntos. Después, ya puedes exportar los mensajes, conservando sus metadatos (fecha, hora, etc.). Como último paso, haz copias separadas de los ficheros.
Empieza guardando las versiones de mayor calidad de los ficheros (cámaras, ordenadores, teléfonos...) y acompáñalos con una descripción lo más precisa posible, con etiquetas con los nombres de las personas que aparecen en ellos o de los temas de los que tratan. Cuantas más copias hagas, mejor. Conserva algunas en soportes externos, tales como discos duros o CD.
Empieza guardando las versiones de mayor calidad de los ficheros (cámaras, ordenadores, teléfonos...) y acompáñalos con una descripción lo más precisa posible, con etiquetas con los nombres de las personas que aparecen en ellos o de los temas de los que tratan. Cuantas más copias hagas, mejor. Conserva algunas en soportes externos, tales como discos duros o CD.
Debes tener presente que una gran parte de nuestra actividad diaria permanece en blogs, páginas web o redes sociales. ¿Cómo conservar los contenidos que tenemos repartidos por estos sitios? En esta página encontrarás consejos generales de cómo organizar los archivos.
Los dos elementos esenciales que hay que investigar antes de decidirse por un servicio de copia de seguridad en línea son: 1) el coste y 2) la facilidad de uso. El almacenamiento en la nube de consumidores aún está en un estadio inicial y los modelos de negocio todavía se están inventando y definiendo.
