Dia Internacional dels Arxius

Coincidint amb la fundació del Consell Internacional d'Arxius, cada 9 de juny se celebra el Dia Internacional dels Arxius per donar visibilitat a la tasca d'ús, desenvolupament i conservació del patrimoni arxivístic d'arreu del món. 

Endreçar la informació és important en moltes tasques del dia a dia. Així, aprofitem aquesta cita anual per orientar-te a l'hora d'arxivar i recuperar els missatges electrònics al teu compte UOC de Gmail. Cada estudiant té una adreça electrònica del format usuari@uoc.edu, a la qual s'accedeix amb el mateix usuari i contrasenya que al Campus.

Conserva els missatges

Arxivar els missatges és una bona manera d'alleugerir la safata d'entrada i de preservar-ne aquells que potser et poden fer falta més endavant. Quan s'arxiven missatges, desapareixen de la llista de correus electrònics no llegits, però pots trobar-los en qualsevol moment amb el quadre de cerca de Gmail.

Fes servir la cerca avançada

Si et cal recuperar un missatge concret, les opcions de cerca avançada t'ajuden a afinar els resultats. Cerca per l'emissor o el receptor del missatge, per paraules clau, pel pes de l'arxiu adjunt o pel termini de dates en què el vas enviar o rebre.

Crea etiquetes de colors

Per organitzar els missatges segons la temàtica o l'origen, hi pots aplicar etiquetes. 

Selecciona un missatge i clica a la icona d'etiqueta que hi ha a la barra superior d'eines. 

Clica a Crea una etiqueta i assigna un títol a la finestra emergent. 

Un cop vegis l'etiqueta a l'arbre de carpetes de l'esquerra, clica a la icona dels tres punts i selecciona un color per diferenciar-la de la resta. 

Filtra els missatges entrants

Fes que els missatges nous s'organitzin automàticament en carpetes mitjançant els filtres.

Obre la finestra de cerca avançada i determina quin filtre vols fer servir per automatitzar la classificació dels missatges emergents.

Un cop hagis definit el criteri, clica a Crea un filtre.

Selecciona l'etiqueta creada en l'opció Aplica l'etiqueta.
 

Aquests són altres trucs que et permet fer Gmail:

Integra altres eines a la safata d'entrada

Pots incloure altres aplicacions de Google en el compte sense que calgui obrir més pestanyes. A la part inferior dreta del compte, fes clic a Mostra el tauler lateral i tria un dels complements. Google Tasks, per exemple, és l'equivalent a una agenda, on pots afegir tasques pendents i dates de venciment per organitzar-te la jornada.

Tria de quina manera vols veure els missatges: segons la prioritat; primer, els no llegits; per categoria, etc.

Fes clic a la icona de configuració de la safata d'entrada i tria l'opció que prefereixis.

Redacta un missatge i programa'n l'enviament per a un altre moment

Quan escriguis el missatge, en lloc de fer clic a Envia tria l'opció Programa l'enviament.

Crea una plantilla de missatge, per poder enviar més ràpidament els missatges.

Un cop tinguis escrit el missatge, selecciona la icona dels tres punts i, després, Plantilla / Desa l'esborrany com a plantilla. Si t'apareix aquesta opció, activa-la des de Configuració /Opcions avançades/ Plantilles.

Demana una confirmació quan el receptor obri el missatge.

Quan redactis el missatge, selecciona la icona dels tres punts i tria Sol·licita una confirmació de lectura.

Augmenta la seguretat de les dades activant el mode confidencial.

Pots augmentar la seguretat de les dades activant el mode confidencial. Quan redactis el missatge, marca'l com a confidencial. Així, el destinatari el pot veure, però no pot copiar-lo, ni imprimir-lo, ni reenviar-lo… A més, en pots indicar una data de caducitat, passada la qual el missatge s'esborra, i fins i tot fer que la lectura requereixi una contrasenya, que arriba per SMS només a qui vulguis que vegi el missatge.